🫠Встречи и звонки

Как организовывать встречи, звонки и эффективно использовать свое и время команды.

• Время – единственный по-настоящему дефицитный ресурс, которым мы обладаем. Мы должны тратить его осознанно.

• Создание совещания сопряжено с бременем ответственности, которое ложится на его инициатора.

• Встречи настолько затратны с точки зрения времени, что если вы не готовы тратить достаточно сил на поддержание их качества, то, возможно, не стоит их проводить.

• У инициируемой встречи должна быть четкая цель, повестка и размер, соответствующий этой цели:

  • принятие решения – до 10 человек

  • обсуждение – не больше 25 человек

  • распространение информации – найдите тех, кто поможет это сделать

• Цель и повестку определяет инициатор встречи (в идеале – заранее) и начинает собрание с рассказа об ожидаемых результатах.

• Если повестка собрания известна заранее, участники должны ее прочитать и подготовиться к обсуждению.

• Большинство встреч лучше всего планировать на 15-20 минут или на 2 часа. Принятое по умолчанию значение в 1 час часто ошибочно и приводит к потере времени.

• Рекурентные / периодические встречи должны назначаться на некоторый срок, например, < 3 месяцев; по истечении этого времени участники встречи должны решить, стоит ли их продолжать.

• К выбору приглашаемых на встречу следует подходить с особой тщательностью.

• Организатор должен чувствовать себя комфортно удаляя людей списка приглашенных после рассылки приглашений;

• Люди должны чувствовать себя комфортно, отклоняя встречу.

• Любой человек может в любой момент покинуть собрание, если посчитает, что встреча – не лучшее использование его времени; при этом оставшиеся не должны чувствовать себя обиженными.

• Менеджеры и организаторы встреч должны уважать расписание создателей, а создатели должны уважать встречи, которые они выбирают для посещения. Инициируя встречу в середине дня, вы разрываете фокусное время участвующих.

• Если вы идете на встречу, следует закрыть ноутбук, лишние окна в браузере / программы, отложить телефон в сторону. Если вы не можете этого сделать и постоянно отвлекаетесь, то, скорее всего, вы не считаете встречу достаточно полезной чтобы тратить на нее свое время.

• Во время встречи владелец ведет заметки и сохраняет их в предсказуемое место, где их могут найти привлеченные к дискуссии коллеги.

• Заметки активно используются для последующего обсуждения, фиксирования принятых решений и обязательств.

• Организатору встречи стоит запрашивать обратную связь о пользе встречи и эффективности собрания.

• Время ценнее денег.