> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://akrisanov.gitbook.io/team-playbook/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://akrisanov.gitbook.io/team-playbook/communication/meetings-and-calls.md).

# Встречи и звонки

Как организовывать встречи, звонки и эффективно использовать свое и время команды.

* Время – единственный по-настоящему дефицитный ресурс, которым мы обладаем. Мы должны тратить его осознанно.
* Создание совещания сопряжено с бременем ответственности, которое ложится на его инициатора.
* Встречи настолько затратны с точки зрения времени, что если вы не готовы тратить достаточно сил на поддержание их качества, то, возможно, не стоит их проводить.
* У инициируемой встречи должна быть четкая цель, повестка и размер, соответствующий этой цели:
  * принятие решения – до 10 человек
  * обсуждение – не больше 25 человек
  * распространение информации – найдите тех, кто поможет это сделать
* Цель и повестку определяет инициатор встречи (в идеале – заранее) и начинает собрание с рассказа об ожидаемых результатах.
* Если повестка собрания известна заранее, участники должны ее прочитать и подготовиться к обсуждению.
* Большинство встреч лучше всего планировать на 15-20 минут или на 2 часа. Принятое по умолчанию значение в 1 час часто ошибочно и приводит к потере времени.
* Рекурентные / периодические встречи должны назначаться на некоторый срок, например, < 3 месяцев; по истечении этого времени участники встречи должны решить, стоит ли их продолжать.
* К выбору приглашаемых на встречу следует подходить с особой тщательностью.
* Организатор должен чувствовать себя комфортно удаляя людей списка приглашенных после рассылки приглашений;
* Люди должны чувствовать себя комфортно, отклоняя встречу.
* Любой человек может в любой момент покинуть собрание, если посчитает, что встреча – не лучшее использование его времени; при этом оставшиеся не должны чувствовать себя обиженными.
* Менеджеры и организаторы встреч должны уважать расписание создателей, а создатели должны уважать встречи, которые они выбирают для посещения. Инициируя встречу в середине дня, вы разрываете фокусное время участвующих.
* Если вы идете на встречу, следует закрыть ноутбук, лишние окна в браузере / программы, отложить телефон в сторону. Если вы не можете этого сделать и постоянно отвлекаетесь, то, скорее всего, вы не считаете встречу достаточно полезной чтобы тратить на нее свое время.
* Во время встречи владелец ведет заметки и сохраняет их в предсказуемое место, где их могут найти привлеченные к дискуссии коллеги.
* Заметки активно используются для последующего обсуждения, фиксирования принятых решений и обязательств.
* Организатору встречи стоит запрашивать обратную связь о пользе встречи и эффективности собрания.
* Время ценнее денег.